La gestion d'une équipe en télétravail ou en mode hybride pose des défis uniques, surtout lorsqu'il s'agit de maintenir la productivité et la cohésion au sein du groupe. La réunion d'équipe hebdomadaire devient un outil crucial pour les managers, permettant de renforcer la communication, d'aligner les objectifs, et de dynamiser la collaboration.
Voici sept conseils pour maximiser l'efficacité de ces réunions, que vos collaborateurs soient à distance, sur site, ou dans un modèle hybride.
“Weekly meeting”, “La mise en route hebdo”, “La booster shot”, “La synchro hebdo”, “Le point pop-corn”, “Le briefing blitz”, “L'équipée hebdo”, “Le check-in express”, “La mission de la semaine”, “Le lundi launchpad”.
Trouvez un nom qui soit fun et qui convienne aux collaborateurs de votre équipe. Plus il y aura de fun dans ce point hebdomadaire et plus votre équipe se l'appropriera, plus ça boostera tout le monde pour la semaine.
On le rappelle : l'enjeu de cette réunion est de lancer la semaine, de motiver vos équipes et de s'aligner sur les objectifs à venir.
De bonne heure, de bonne humeur !
Oui, enfin... Pas trop tôt !
Vous devez trouver un créneau horaire qui convienne à tout le monde : ceux qui commencent tôt qui auront donc une coupure dans leur travail ; et ceux qui commencent tard qui n'auront pas forcément le temps de préparer. Pour ces derniers, il vaut mieux qu'ils préparent le vendredi soir et qu'ils n'aient plus que quelques éléments à faire le lundi matin.
À noter que la réunion hebdo n'est pas une réunion de travail, sa durée est courte (max 20 minutes). Si ça dure plus longtemps, c'est que vous êtes engagés une discussion opérationnelle et qu'il vaut mieux prévoir un point entre les personnes concernées, après la réunion.
Si vos équipes sont toutes sur site le lundi, faites-le sur un mur du bureau, c'est très sympa et ça permet de faire la réunion debout, tous groupés autour du tableau. Le fait de faire la réunion debout permet de l'accélérer. Dès qu'on est assis, on a tendance à trainer ; alors que personne ne veut rester debout trop longtemps :)
Si c'est en digital, parce qu'une partie ou toute votre équipe est en visioconférence, nous vous conseillons d'utiliser un outil partagé et créatif comme Klaxoon.
Voici un exemple de tableau, que j'utilisais dans mon ancienne entreprise. Nous étions 4 :
Vous aviez plusieurs parties :
Ici, il s'agit de donner son humeur de début de semaine. “Comme un lundi” n'existe pas, chaque collaborateur doit positionner sa photo sur son humeur du jour.
Un système de feux très simple pour indiquer votre ressenti en termes de charge de travail : vert = je suis bien, pas trop de charge, très à l'aise ; orange = j'ai un peu de charge de travail, mais j'arrive à la gérer, je ne peux pas accepter davantage ; rouge = je suis overbooké, help, soulagez-moi !
Chaque collaborateur rempli ici, avec un post-it, ses différents challenges. Un gros projet par post-it. Il ne s'agit pas de lister tout ce que chacun fait pour montrer qu'il ou elle travaille bien. Il s'agit de donner une image de la réalité de mon travail actuel, mes principales priorités. Cela permet ensuite au manager d'ajuster.
C'est le lieu pour débloquer des petits obstacles, demander une information rapide ou, si c'est un problème plus conséquent, organiser une réunion avec les bonnes personnes. Encore une fois, il ne s'agit pas de travailler, juste de trier quelques points clés qui bloquent pour avancer.
Chaque collaborateur note ici toutes les informations susceptibles d'intéresser plusieurs membres de l'équipe. Ça permet de s'assurer que tout le monde est à jour, de partager les bonnes nouvelles.
Sonder l'ambiance de fin de réunion. Chacun met un smiley sur sa photo, qui exprime son ressenti post réunion.
Il indique également si :
“+” => il a plus d'énergie suite à la réunion
“=” => il a autant d'énergie avant et après
“-” => il a moins d'énergie après qu'avant.
Vous pouvez, bien sûr, adapter ce tableau à votre culture d'entreprise / équipe.
Notre conseil : testez une première version et ajustez en fonction de retours de vos collaborateurs.
Certains managers ne veulent pas endosser le rôle d'animateur / facilitateur de la réunion. Je peux comprendre que vous ne souhaitiez pas animer TOUTES les réunions, afin de déléguer le pouvoir et laisser vos collaborateurs prendre le leadership.
Celle-ci, gardez là. Déléguez les autres réunions à ceux qui ont l'autorité pour gérer les sujets, mais celle-ci relève bien de votre autorité et compétence.
En tant que manager, vous êtes en charge de booster vos équipes, de les coacher et de les aligner sur les priorités. Or, c'est justement l'objet de cette réunion.
Si vous ne devez en garder qu'une, c'est donc bien celle-ci.
1/ Mon inclusion
Pour aller vite, chacun donne en un mot son humeur du jour. Chacun parle à son tour, pas de commentaire.
2/ Ma charge de travail
Ici, on peut demander brièvement comment soulager les personnes en rouge. Celles qui sont en vert peuvent, par exemple, filer un coup de main rapide selon les échéances.
3/ Mes challenges de la semaine
Chacun lit, à son tour, ses challenges de la semaine. Il peut rappeler ce qu'il a terminé la semaine précédente pour redonner du contexte. De courtes questions peuvent être posées mais pas de débat.
4/ Espace d'entraide
Pour chaque sujet, demander au collaborateur qui a mis le post-it :
La personne exprime son sujet et son besoin, courte discussion pour l'aider à avancer. Si ça demande un point plus long, c'est le moment de le caler pour échanger, soit après la réunion, soit plus tard.
5/ Les infos à partager
Ici, chaque personne lit juste ses infos, tour à tour.
6/ Ma clôture
Tout comme l'inclusion, chacun s'exprime à son tour, en une phrase max.
C'est lundi matin, la réunion est à 9h30 et un de vos collaborateurs commence normalement à 10h. Il est probable qu'il n'ait pas le temps de préparer la réunion.
Pourquoi c'est gênant ? Parce que les autres, eux, auront fait l'effort de la préparer, ce n'est donc pas respectueux et ça va ralentir la réunion. Au lieu de booster votre équipe, ça risque de la plomber.
Coachez donc bien chacun de vos collaborateurs pour vous assurer qu'ils prévoient un temps pour la préparer. Ça prend 5 minutes, encore faut-il les mettre dans le planning.
Si le collaborateur commence tard, qu'il remplisse le tableau, le vendredi soir. À vous de vous assurer qu'il soit prêt pour votre équipe.
Ça peut être tentant, que la réunion soit en visio ou en présentiel, de rester trainer après la réunion. Malheureusement, ce qui peut paraître sympathique à première vue, risque d'annihiler les effets de votre réunion hebdomadaire.
Nous vous conseillons donc, si vous souhaitez proposer un espace de convivialité, et ce, encore plus vrai à distance, de le mettre avant.
Par exemple : ouvrir l'outil de visioconférence à 9h, avec une réunion qui démarre à 9h15 ou 9h30. Vos collaborateurs auront tout le temps de partager leurs aventures du week-end.
Après la réunion, tout le monde se dispersera (sauf ceux qui ont des points à traiter), en mode travail, prêts à attaquer la semaine.
Si vous le faites après, le soufflé risque de retomber. Il vaut mieux prévoir une pause un peu plus tard dans la matinée.
Cette réunion vous permet d'avoir beaucoup d'informations pour piloter votre équipe. C'est un bijou !
Il ne vous reste plus qu'à coacher vos collaborateurs en one-to-one ou à plusieurs. Voici quelques conseils, de comment “exploiter” au mieux cette réunion :
Pour avoir animé cette réunion en interne et chez des clients, entreprises de secteurs d'activités variés, elle est adaptée à tous les contextes parce qu'elle s'adapte à tous les contextes. Que vous soyez dans un magasin, à l'usine, dans un bureau, en visio, sur un chantier, ce court moment est crucial pour aligner vos équipes et démarrer la semaine de bon pied. Soyez dynamique et réactif dans l'animation parce qu'elle tient beaucoup de ce que vous insufflez à votre équipe.